Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laatimispäivämäärä 29.4.2018. Viimeisin muutos 6.3.2023.

Rekisterinpitäjä

Polyteknikkojen Ilmailukerho ry (PIK)
Jämeräntaival 7A
FI-02150 Espoo

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Yhdistyksen koulutuspäällikkö.

Rekisterin nimi

Polyteknikkojen Ilmailukerho ry:n purjelentokoulutusrekisteri.

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite.

Koulutustietojen käsittelyn tarkoitus on täyttää ilmailuviranomaisen antamalla Ilmailumääräyksellä DTO.GEN.220 asettama velvoite.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

  • Nimi
  • Sähköposti
  • Syntymäaika
  • Osoite
  • Puhelinnumero
  • Ilmailumääräyksen DTO.GEN.220 velvoittama koulutuskirjanpito
  • Lupakirjanumero ja voimassaoloaika

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan suoraan koulutukseen osallistuvilta oppilailta. Koulutuksen alkaessa oppilailta kerätään perustiedot, ja koulutuksen kuluessa oppilaan suorituksista (läsnäolot, tentit, opitut asiat, lentotiima, ym.) kerätään tietoja sitä mukaa kun niitä syntyy.

Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta muille tahoille, muutoin kun Ilmailuviranomaisen pyynnöstä ja ilmailuviranomaiselle sekä Räyskälä-Säätiölle koulutusyhteistyön mahdollistamiseksi. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Poikkeuksena edelliseen tietoja voidaan käsitellä EU-US Privacy Shield -sertifioiduissa palveluissa, jotka voivat sijaita Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Koulutuksen virallinen kirjanpito on paperilla. Tiedot ovat koulutuksen aikana kurssin käytännön järjestelyistä vastaavien henkilöiden hallussa, ja kurssin päättymisen jälkeen säilytys on PIK:n paperiarkistossa. Tietoja voidaan käsitellä ja arkistoida myös digitaalisesti. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin PIK:n vastuuhenkilöiden toimesta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisterin tietojen säilytysaika

Tietojen määräyksen vaatima säilytysaika on vähintään 5 vuotta koulutuksen päättymisvuoden lopusta laskien.

Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat PIK:n koulutusten (purjelennon teoria- sekä lentokoulutus) osanottajia tai opettajia.