Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laatimispäivämäärä 29.4.2018. Viimeisin muutos 25.5.2018.

Rekisterinpitäjä

Polyteknikkojen Ilmailukerho ry (PIK)
Jämeräntaival 7A
FI-02150 Espoo

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Yhdistyksen sihteeri – sihteeri(ä-t)pik.fi

Rekisterin nimi

Polyteknikkojen Ilmailukerho ry:n keskustelufoorumin käyttäjätiedot.

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Foorumikeskusteluihin osallistuminen sekä sisällön kommentointi edellyttävät rekisteröitymistä. Tiedot kerätään, jotta kävijällä on mahdollisuus osallistua keskusteluun yksilöitynä osapuolena. Keskustelun tason ylläpitämiseksi ja moderoinnin mahdollistamiseksi PIK ei tarjoa mahdollisuutta osallistua keskusteluun anonyyminä.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

  • käyttäjänimi (itse valittava, vaaditaan tunnistautumiseen)
  • sähköpostiosoite (pakollinen tieto, käytetään kirjautumisen vahvistamiseen)
  • salasana (hashattuna)
  • rekisteröitymisajankohta
  • viimeisin vierailukerta
  • viestien määrä

Edellä mainittujen tietojen lisäksi rekisteröity voi halutessaan ilmoittaa sukupuolensa, syntymäaikansa, asuinkaupunkinsa, ammattinsa ja muita tietoja, joiden syöttäminen on täysin vapaaehtoista. Näitä tietoja ei tarkasteta millään tavalla, eikä niitä yleensä käytetä mihinkään.

Kun käyttäjä luo foorumille viestejä, viestit linkittyvät käyttäjään, jolloin on myös mahdollista hakea rekisteristä käyttäjän viestit. Näiden sisältö ja sisällön sensitiivisyys on käyttäjän vastuulla.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan kerhon jäseniltä foorumille rekisteröitymisen yhteydessä. Foorumille rekisteröitynyt henkilö voi myös täydentää omaan profiiliinsa lisätietoja halutessaan.

Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. Täydellinen käyttäjälistaus ei ole luettavissa muiden kuin PIK:n vastuuhenkilöiden toimesta.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.

Itse kirjoittamansa viestit käyttäjä voi listata foorumilla käyttämällä hakutoimintoa “Search” -> “Search for author”. Käyttäjäprofiilin tiedot käyttäjä voi tarkistaa foorumilta “User control panel” / “Profile” valikoista.

Pääsääntöisesti foorumin käyttäjä voi itse näitä kautta muokata tietojaan tarpeen mukaan.

Rekisterin tietojen säilytysaika

Foorumin pääasiallinen tarkoitus on keskustelu, joten kaikki foorumille kirjoitetut viestit säilytetään siinäkin tapauksessa, että viestien kirjoittajan tili suljetaan. Pyydettäessä viestit voidaan tilin sulkemisen jälkeen muuttaa anonyymeiksi, jolloin niiden kirjoittaja ei ole tunnistettavissa. Viestit voidaan poistaa näkyvistä pysyvästi erityistapauksissa, esimerkiksi kun käyttäjän oikeusturvan voidaan perustellusti epäillä vaarantuvan viestien näyttämisen vuoksi.