Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laatimispäivämäärä 29.4.2018. Viimeisin muutos 14.5.2019.
Sisältö
Rekisterinpitäjä
Polyteknikkojen Ilmailukerho ry (PIK)
Jämeräntaival 7A
FI-02150 Espoo
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Yhdistyksen sihteeri – sihteeri(ä-t)pik.fi
Rekisterin nimi
Polyteknikkojen Ilmailukerho ry:n jäsenrekisteri.
Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää kerhon jäsenien yhteystietoja.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
- Täydellinen nimi
- Syntymäaika
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Jäsenyystyyppi
- Jäsennumero (PIK-viite)
- Maksaako jäsenmaksun SILin kautta
- Osoite
- Kotipaikka
Kaikki yllä mainitut tiedot ovat pakollisia tietoja.
Rekisterissä ei säilytetä kerhoon kuulumattomien henkilöiden tietoja, vaan nämä poistetaan, mikäli jäsenyys puretaan.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan kerhoon liittyviltä jäseniltä jäsenhakemus-lomakkeilla sähköisesti. Jäsenrekisteri on toteutettu Flomembers-nettipalvelulla.
Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa Flomembers-palvelun tietokannassa. Tiedot ovat ainoastaan yhdistyksen johtokunnan luettavissa. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, hän voi kirjautua omalle jäsentililleen Flomembers-palvelussa. Jäsenille on lähetetty yksilölliset tiedot palveluun kirjautumiseen. Jäsen voi palvelussa itse korjata ja muokata omia tietojaan. Jäsen voi myös niin halutessaan pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan tiedot.
Rekisterin tietojen säilytysaika
Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat PIK:n jäseniä. Kerhosta eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa viimeistään kuukauden päästä eroamisilmoituksesta tai erottamispäätöksestä.
Erikoistilanteessa rekisteröidyn tietoja voidaan pitää rekisterissä myös pidempään. Tällöin pidentämisen syy ilmoitetaan rekisteröidylle.