Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 6.3.2023. Hyväksytty hallituksen kokouksessa 6.3.2023.
Rekisterinpitäjä
Polyteknikkojen Ilmailukerho ry (PIK)
Jämeräntaival 7A
FI-02150 Espoo
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Yhdistyksen sihteeri – sihteeri@pik.fi
Rekisterin nimi
Polyteknikkojen Ilmailukerho ry:n hallintorekisteri.
Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterissä käsitellään Polyteknikkojen Ilmailukerho ry:n hallinnollisia asiakirjoja, joissa esiintyy kerhon jäsenten, jäseneksi hakevien, ja kerhon sidosryhmiin kuuluvien henkilötietoja. Käsiteltäviä asiakirjoja ovat esimerkiksi hallituksen ja yhdistyksen kokouspöytäkirjat liitteineen sekä yhdistyksen tilinpäätösasiakirjat. Yhdistys ylläpitää rekisteriä täyttääkseen yhdistyslain velvoitteet.
Rekisterin tietosisältö
Kustakin jäsenestä tallennetaan rekisteriin vain yhdistyksen hallinnon kannalta välttämättömät tiedot. Rekisteriin voidaan tallentaa samoja tietoja, joita tallennetaan yhdistyksen jäsenrekisteriin sekä lisäksi yhdistyksen hallinnon kannalta välttämättömiä tietoja. Näitä ovat kunkin jäsenen
- Täydellinen nimi
- Syntymäaika
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Jäsenyystyyppi
- Jäsennumero (PIK-viite)
- Maksaako jäsenmaksun SILin kautta
- Osoite
- Kotipaikka
- Henkilötunnus
- Toimihenkilö- tai hallitusasema yhdistyksessä
- Tieto hallussa olevasta PIK-avaimesta
- Muu henkilön ja yhdistyksen siteeseen liittyvä tieto
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan yhdistyksen jäsenrekisteristä ja suoraan yhdistyksen jäseniltä.
Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja luovutetaan yhdistyksen ulkopuolisille tahoille ainoastaan jäsenen luvalla. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Poikkeuksena edelliseen tietoja voidaan käsitellä EU-US Privacy Shield -sertifioiduissa palveluissa, jotka voivat sijaita Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään digitaalisesti turvallisessa kolmannen osapuolen palvelussa. Virallinen hallintoarkisto säilytetään paperimuodossa yhdistyksen tiloissa. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Rekisterin tietojen säilytysaika
Hallintorekisterissä olevia tietoja säilytetään vähintään 10 vuotta kunkin toimintavuoden päättymisestä.