Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 21.5.2019. Hyväksytty hallituksen kokouksessa 21.5.2019. Päivitetty 6.3.2023. Muutokset hyväksytty hallituksen kokouksessa 6.3.2023.
Sisältö
Rekisterinpitäjä
Polyteknikkojen Ilmailukerho ry (PIK)
Jämeräntaival 7A
FI-02150 Espoo
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Yhdistyksen sihteeri – sihteeri(ä-t)pik.fi
Rekisterin nimi
Polyteknikkojen Ilmailukerho ry:n nettisivujen käyttäjätiedot.
Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Nettisivujen vain jäsenille suunnattuun sisältöön käsiksi pääseminen edellyttää kerhon sivuille rekisteröitymistä, jonka yhteydessä rekisteröityneen henkilön jäsenyys tarkastetaan jäsenrekisteristä. Mikäli henkilö on jäsen, hänen rekisteröitymisensä hyväksytään ja tiedot säilytetään nettisivujen tietokannassa, jotta hän voi jatkossakin kirjautua sivuille ja selata jäsenille suunnattua materiaalia. Mikäli henkilö ei ole jäsen, hänen rekisteröitymisensä hylätään ja tiedot poistetaan nettisivujen tietokannasta.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
- käyttäjätunnus (itse valittava, vaaditaan tunnistautumiseen)
- sähköpostiosoite (pakollinen tieto, käytetään kirjautumisen vahvistamiseen)
- salasana
- etunimi ja sukunimi (pakollinen tieto, vaaditaan jäsenyyden tarkistamiseksi)
- rekisteröitymisajankohta
- viimeisin vierailukerta
Edellä mainittujen tietojen lisäksi rekisteröity voi halutessaan ilmoittaa omassa käyttäjäprofiilissaan osoitteensa, puhelinnumeronsa ja muita tietoja, joiden syöttäminen on täysin vapaaehtoista. Näitä tietoja ei tarkasteta millään tavalla, eikä niitä yleensä käytetä mihinkään.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan käyttäjiltä nettisivuille rekisteröitymisen yhteydessä. Nettisivuille rekisteröitynyt henkilö voi myös täydentää omaan profiiliinsa lisätietoja halutessaan.
Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Poikkeuksena edelliseen tietoja voidaan käsitellä EU-US Privacy Shield -sertifioiduissa palveluissa, jotka voivat sijaita Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. Täydellinen käyttäjälistaus ei ole luettavissa muiden kuin PIK:n vastuuhenkilöiden toimesta.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.
Oman käyttäjäprofiilin tiedot käyttäjä voi tarkistaa nettisivuilta “Jäsenille” -> “Päivitä käyttäjäprofiili” valikosta.
Pääsääntöisesti nettisivun käyttäjä voi näitä kautta muokata omia tietojaan tarpeen mukaan.
Rekisterin tietojen säilytysaika
Nettisivun käyttäjätiedot säilytetään niin pitkään, kun henkilö on kerhon jäsen, tai henkilö ilmoittaa, että haluaa käyttäjätunnuksensa poistettavan. Mahdollisten teknisten muutosten johdosta (esim. nettisivujen toteutusteknologian muutos) tietojen säilytysaika voi olla käytännössä lyhyempi.